Privacyverklaring Huis voor Klokkenluiders

In deze privacyverklaring leggen wij uit wat het Huis voor Klokkenluiders doet en hoe het Huis daarbij omgaat met uw persoonsgegevens.

Wat doet het Huis voor Klokkenluiders?

Het Huis voor Klokkenluiders (het Huis) heeft een afdeling Advies, een afdeling Onderzoek en een afdeling Preventie.

Bij de afdeling Advies kunt u hulp en advies krijgen bij het doen van een klokkenluidersmelding. U kunt  telefonisch contact opnemen met de afdeling Advies en/of u kunt via een beveiligde link op de website een adviesverzoek indienen. Telefonisch kunt u anoniem blijven, als u dat wilt. Maar als u via de website om advies vraagt, zult u in ieder geval een e-mailadres moeten achterlaten, zodat het Huis contact met u kan opnemen over uw verzoek.

De afdeling Onderzoek kan op basis van een schriftelijk verzoek een onderzoek instellen naar een klokkenluidersmelding en/of naar de bejegening door de werkgever naar aanleiding van een klokkenluidersmelding. Dat kan niet anoniem. U bent wettelijk verplicht om op dit verzoekschrift uw naam en adres te vermelden. Het Huis maakt de identiteit van adviesaanvragers en verzoekers alleen bekend (bij werkgevers) als de adviesaanvragers en verzoekers daar in toestemmen. Als er een onderzoek wordt ingesteld, krijgen de verzoeker en de (ex-)werkgever inzage in het onderzoeksdossier (I), inclusief eventuele verklaringen van getuigen. Het Huis laat de verzoeker, de (ex-)werkgever en eventuele derden die hen daarbij ondersteunen een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Het eindrapport van een onderzoek wordt geanonimiseerd op de website van het Huis geplaatst.

De afdeling Preventie draagt bij aan preventie van integriteitsschendingen, onder meer door het ontwikkelen van handreikingen en praktische instrumenten voor werkgevers, het geven van voorlichting en het (in opdracht van het Huis doen) uitvoeren van verkenningen en studies. U kunt telefonisch of via de e-mail contact opnemen met de afdeling Preventie voor het stellen van vragen over bijvoorbeeld de interne meldregeling en vertrouwenspersonen en/of voor het verzoeken van toezending van informatie.

Bij het uitvoeren van bovengenoemde taken gaat het Huis strikt vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. Het waarborgen, beschermen en handhaven van de privacy staat voorop. Alleen de medewerkers voor wie dit uit hoofde van hun functie noodzakelijk is, hebben toegang tot deze persoonsgegevens. Wanneer de aard van de melding of het (verzoek tot) onderzoek het noodzakelijk maakt dat wij bijzondere persoonsgegevens (zoals bijvoorbeeld ras, geloof, huidskleur of medische gegevens) van u verwerken, dan zullen wij dit alleen doen op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.

Vraag & antwoord

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is alle informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn namen, geboortedata, adressen, telefoonnummers, ip-adressen en e-mailadressen.

2. Waarvoor gebruikt het Huis mijn gegevens?

Het Huis verwerkt enkel de noodzakelijke persoonsgegevens om adviesaanvragen, verzoeken tot het doen van onderzoek en vragen en verzoeken aan de afdeling Preventie te kunnen behandelen. Voorts verwerkt de afdeling Onderzoek persoonsgegevens bij de uitvoering van onderzoeken.

3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn gegevens?

Het Huis is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat het Huis zelf beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel en op welke manier.

4. Hoe komt het Huis aan mijn gegevens?

Het Huis verzamelt de persoonsgegevens die u zelf aan het Huis verstrekt. Ook kan het Huis – in het kader van een adviesaanvraag of verzoek tot onderzoek – persoonsgegevens verzamelen over anderen dan de adviesaanvrager en/of verzoeker, zoals de (ex-)werkgever en de (ex-)collega’s van de adviesaanvrager en/of verzoeker, als dat noodzakelijk is voor de behandeling van de adviesaanvraag of het verzoek tot onderzoek.

Als eenmaal een onderzoek is ingesteld, kan het Huis ook persoonsgegevens verzamelen over een verzoeker, en over andere bij het onderzoek betrokken personen. Het gaat dan om informatie van de verzoeker, de (ex-)werkgever van de verzoeker, de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen en van getuigen.

5. Op grond waarvan verwerkt het Huis mijn gegevens?

Het Huis moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Het Huis verwerkt uw gegevens vrijwel alleen op grond van de noodzaak voor de goede uitvoering  van zijn taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag. De taken van het Huis zijn omschreven in de Wet Huis voor klokkenluiders.

Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens van adviesaanvragers en verzoekers, zoals gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, vraagt het Huis uitdrukkelijke toestemming aan de betrokkene. Incidenteel verwerkt het Huis uw persoonsgegevens ook op grond van een wettelijke plicht, zoals bij de behandeling van klachten en verzoeken op grond van de AVG, of om aan een rechtmatige vordering te voldoen van de opsporingsdiensten.

6. Aan wie worden mijn gegevens verstrekt?

Het Huis behandelt uw persoonsgegevens strikt vertrouwelijk. Het Huis zal deze alleen aan derden verstrekken als dit  strikt noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van het Huis.

De afdeling Advies kan eventueel persoonsgegevens van adviesaanvragers verstrekken aan de contactpersoon psychosociale ondersteuning en/of aan de afdeling Onderzoek. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van de adviesaanvrager.

De afdeling Onderzoek kan persoonsgegevens, zoals naam en functie, van de verzoeker, de (ex-)werkgever van de verzoeker – en de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen – en getuigen in het kader van een ingesteld onderzoek (II) verstrekken aan de andere betrokkenen binnen het onderzoek. Voor wat betreft de verzoeker gebeurt dit alleen als deze toestemming heeft gegeven om zijn identiteit bekend te maken.  Voorts biedt het Huis op een bepaald moment inzage in het onderzoeksdossier aan de verzoeker en de (ex) werkgever en eventuele derden die hen daarbij ondersteunen. Op dat moment wordt ook inzage gegeven in de persoonsgegevens van eventuele getuigen en collega’s.  Het Huis verplicht de verzoeker, de (ex) werkgever en eventuele derden tot geheimhouding over deze inzage.

Daarnaast kan het Huis wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten of opsporingsinstanties, bijvoorbeeld als er sprake is van een strafrechtelijk onderzoek en justitie ten behoeve van dat onderzoek de uitlevering van stukken vordert. Het Huis zal eventuele vorderingen zorgvuldig toetsen en alleen die gegevens verstrekken waartoe zij daadwerkelijk wettelijk verplicht is. Voor de gevallen dat een onderzoek van het Huis naar aanleiding van een melding van een misstand samenloopt met een strafrechtelijk onderzoek van het Openbaar Ministerie (OM), heeft het Huis een afstemmingsprotocol afgesloten met het OM. Onderzoeksgegevens (en dus persoonsgegevens) zullen door het Huis alleen aan het OM worden verstrekt als de officier van justitie daartoe een vordering heeft gedaan. De officier van justitie zal geen gegevens bij de afdeling Advies vorderen.

Het Huis laat persoonsgegevens verwerken door twee externe partijen, te weten een IT-leverancier en een leverancier van het systeem voor digitale dossiers. Dit zijn verwerkers die de persoonsgegevens alleen in opdracht van het Huis mogen verwerken, en alleen voor door het Huis bepaalde doeleinden. Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten. Het Huis controleert (naleving van) de afspraken minimaal 1 keer per jaar.

7. Hoe beschermt het Huis mijn gegevens?

Het Huis beveiligt persoonsgegevens tegen iedere mogelijke inbreuk, waaronder verlies of ongeoorloofde toegang door of verstrekking aan derden. Dat doet het Huis met zowel technische als organisatorische maatregelen. Deze maatregelen zijn opgenomen in een informatiebeveiligingsbeleid. Het Huis zorgt er bijvoorbeeld voor dat alleen die personen toegang hebben tot persoonsgegevens voor wie dit uit hoofde van hun functie noodzakelijk is.

Het Huis heeft een Protocol Datalekken opgesteld. Het Huis zal conform dit protocol onderzoeken of een data incident een inbreuk is in verband met de persoonsgegevens, en het incident waar nodig melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij betrokkenen.

8. Hoe lang bewaart het Huis mijn gegevens?

Op grond van de AVG mag het Huis uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Na verloop van de bewaartermijn worden uw gegevens vernietigd of geanonimiseerd. Het Huis volgt daarbij de vernietigings- en bewaartermijnen voor de persoonsgegevens in alle werkprocessen die zijn vastgelegd in de Generieke Waarderingslijst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Indien en voor zover Het Huis meer persoonsgegevens ontvangt dan die nodig zijn voor de goede behandeling van een adviesaanvraag of een (verzoek tot) onderzoek, dan zal het Huis deze zo spoedig mogelijk vernietigen.

Concrete bewaartermijnen afdeling Advies

  • dossiers waarin de adviesaanvrager niet als klokkenluider is bestempeld door de afdeling Advies worden (na afsluiting van de zaak) gedurende 2 jaar bewaard en daarna vernietigd;
  • dossiers waarin de adviesaanvrager wel als klokkenluider is bestempeld door de afdeling Advies worden (na afsluiting van de zaak) gedurende 5 jaar bewaard en daarna vernietigd.

Concrete bewaartermijnen afdeling Onderzoek

  • dossiers waarin het verzoek tot onderzoek niet-ontvankelijk is verklaard door de afdeling Onderzoek worden gedurende 5 jaar bewaard en daarna vernietigd;
  • afgeronde onderzoeken worden blijvend bewaard en overgebracht naar het Nationaal Archief.

9. Welke rechten heb ik?

Op grond van de AVG kunt u verzoeken om:

  • inzage in uw gegevens;
  • correctie van uw gegevens;
  • beperking van het gebruik van uw gegevens;
  • verwijdering van uw gegevens (als het Huis uw gegevens verwerkt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming).

Ook heeft u het recht om, voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw uitdrukkelijke  toestemming, uw toestemming in te trekken. Tevens heeft u in bepaalde gevallen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Er kunnen reden zijn waarom uw verzoek niet kan worden ingewilligd. Als dat het geval is, dan zal het Huis dit goed aan u uitleggen.

10. Het indienen van verzoeken op grond van de AVG

U kunt een verzoek op grond van de AVG op meerdere manieren indienen. U kunt uw verzoek per e-mail richten aan FG@huisvoorklokkenluiders.nl, of door een brief te sturen naar Huis voor Klokkenluiders, postbus 10088, 3505 AB Utrecht. In beide gevallen zal het Huis u verzoeken een kopie te sturen van uw geldige identiteitsbewijs. U wordt dringend verzocht om daarop uw BSN onleesbaar te maken. U kunt ook een afspraak maken om uw identiteitsbewijs te tonen op het kantoor van het Huis. U ontvangt in beginsel binnen een maand een beslissing op uw verzoek. Als u het niet eens bent met de beslissing kunt u hier achtereenvolgens bezwaar en beroep instellen.

Meer over bezwaar en beroep vindt u hier.

11. Heeft u vragen of klachten?

Meer informatie over de privacywetgeving vindt u hier.

Het Huis heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG), Sjoera Nas. Deze functionaris houdt intern toezicht op de privacywetgeving. U kunt contact met haar opnemen via FG@huisvoorklokkenluiders.nl.

Voor vragen kunt u contact met het Huis opnemen via info@huisvoorklokkenluiders.nl of FG@huisvoorklokkenluiders.nl. U kunt ook telefonisch contact opnemen via 088 – 1331 000, of een brief schrijven naar Huis voor de Klokkenluiders, Postbus 10088, 3505 AB Utrecht.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt extern toezicht op de naleving van de privacywetgeving. U heeft het recht om bij de AP een klacht over het Huis in te dienen.
Meer informatie hierover vindt u hier. Of bel 088 – 1805 250.

 

Toelichting:

I Tenzij de verzoeker, werkgever of getuige heeft geweigerd inlichtingen te geven of stukken te overleggen dan wel heeft medegedeeld dat alleen afdeling Onderzoek kennis mag nemen van de inlichtingen of stukken en deze weigering dan wel beperkte kennisname naar het oordeel van de afdeling Onderzoek gerechtvaardigd is.

II Derhalve nadat de afdeling Onderzoek op grond van artikel 6 van de Wet huis voor klokkenluiders heeft geoordeeld dat een verzoek tot onderzoek ontvankelijk is.

 

 

 

 

 

 

 

Deel via: