Hoe zorg je voor een goede meldregeling?

Het is belangrijk dat medewerkers vermoedens van misstanden op het werk veilig kunnen melden binnen hun organisatie. Meldingen behoeden de organisatie en de samenleving immers tegen schade en gevaar. Daarom verdienen melders bescherming. Dat is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook een kwestie van goed werkgeverschap. Denk bij het inrichten van een meldprocedure daarom aan het volgende.

Stap 1: (steun en middelen) 
Voor het inrichten van een meldprocedure heb je voldoende middelen en kundige mensen nodig. Zorg daarom voor steun van het management en werk samen aan een integere organisatiecultuur.  
 
Stap 2: (maak melden makkelijk) 
Zorg dat werknemers zich veilig voelen en geen drempels ervaren om te melden. Leg geen geheimhoudingsplicht op die mensen hindert te melden. Informeer duidelijk over waar en bij wie ze terecht kunnen met hun melding. Richt een meldpunt in waar men verschillende type meldingen kan doen: persoonlijk, telefonisch of digitaal. Maak anoniem melden mogelijk. 
 
Stap 3: (heldere communicatie met alle betrokkenen) 
Handel een melding correct, snel en merkbaar af en zorg voor een goede opvolging. Communiceer helder en regelmatig met alle betrokkenen. Maak de melders duidelijk wat de vervolgstappen zijn. Benadruk de bescherming van melders tegen benadeling. Wijs iedereen erop dat tijdens het onderzoek, maar ook daarna, soms informatie geheim moet blijven.
 
Stap 4: (opvolgen en leren)  
Het is belangrijk dat meldingen beveiligd worden geregistreerd. Zo kan ook het risico op toekomstige misstanden worden ingeschat en kunnen maatregelen worden genomen. Het toont welke meldkanalen het meest worden gebruikt en waar verbetering van de procedure mogelijk is. Geanonimiseerde meldgegevens kunnen ook worden gebruikt voor trainingsdoeleinden en worden opgenomen in het jaarverslag. 
 
Deze stappen zorgen voor een meldregeling die werkt! Voor meer informatie kijk op:  
www.huisvoorklokkenluiders.nl

Deze animatie is geïnspireerd door: Kenny, K., Vandekerckhove, W., & Fotaki, M. (2019) The Whistleblowing Guide: Speak-up Arrangements, Challenges and Best Practices. Wiley: Chichester.